TUI People: Aanwervingen

PRIVACYVERKLARING TUI GROUP CAREERS

Think Travel. Think TUI.

Zorg dragen voor de persoonsgegevens die je met de TUI Groep deelt is belangrijk voor ons. We willen je verzekeren dat jouw gegevens veilig zijn bij ons, en je een inzicht geven in hoe we van deze gegevens gebruik maken tijdens onze aanwervingsprocedure. Het is belangrijk dat je elk hoofdstuk van deze Privacyverklaring (“Verklaring”) leest en begrijpt voor je je sollicitatie indient en je persoonsgegevens met ons deelt. Ga naar de website van de TUI Groep voor meer informatie over ons.

De inhoud van deze Privacyverklaring
Afhankelijk van het land waar je woont en waar de vacature waarvoor je solliciteert openstaat, mogen verschillende vennootschappen van de TUI Groep gebruik maken van je persoonsgegevens in het kader van de aanwerving en overeenkomstig deze Verklaring. Bij sollicitaties voor bepaalde functies in bepaalde landen is het mogelijk dat dezelfde of verschillende persoonsgegevens verwerkt worden.

TUI InfoTec GmbH, Karl-Wiechert-Allee 4, 30625 Hannover, Duitsland, is verantwoordelijk voor de werking van het aanwervingssysteem dat je persoonsgegevens opslaat ten behoeve van de dochterondernemingen van TUI AG (verwerkingsverantwoordelijke) (in deze Verklaring “TUI”, “wij”, “we” of “ons” genoemd).

We streven ernaar je persoonsgegevens te allen tijde zorgvuldig te verzamelen, gebruiken en beschermen. Je privacy is belangrijk voor ons, dus neem de tijd om onze Privacyverklaring goed door te nemen. In de Verklaring wordt uitgelegd:

• Welke persoonsgegevens we mogen verzamelen en waarom we dit doen.
• Wanneer en op welke manier we persoonsgegevens mogen delen binnen de TUI Group en met andere organisaties.
• Welke keuzes je kan maken, en de manier waarop je je persoonsgegevens kan bekijken en bewerken.

We hebben geprobeerd deze Verklaring zo simpel mogelijk te houden, maar als je niet vertrouwd bent met bepaalde termen (zoals de verwerkingsverantwoordelijke, bepaalde categorieën van persoonsgegevens, enz.), dan kan je deze raadplegen in het onderdeel Belangrijke begrippen.

De persoonsgegevens die we verzamelen
Alle persoonsgegevens die we verzamelen in het kader van de aanwervingsprocedure worden gebruikt om je geschiktheid voor de functie waarvoor je solliciteert te evalueren. Als je de gegevens waarom we vragen niet verstrekt, kan dat als gevolg hebben dat we je sollicitatie niet kunnen evalueren.

Als je gebruik maakt van onze aanwervingswebsites en mobiele apps, kunnen we de volgende gegevens verzamelen:

• Informatie over je surfgedrag op onze websites en mobiele apps.
• Informatie over de manier waarop je toegang krijgt tot onze digitale diensten, zoals het besturingssysteem, IP-adres, de online identificatiemiddelen en je browsergegevens.

In het kader van de sollicitatie- en selectieprocedure kunnen we de volgende gegevens verzamelen:

• Je persoonsgegevens zoals je thuisadres, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum.
• Je werkervaring, je CV, je sollicitatiebrief, de vragenlijst die je hebt ingevuld voor de sollicitatie, je beroepskwalificaties, je loopbaanontwikkeling, je sociaal netwerkprofiel, je prestaties, opleiding en certificaten.
• Je nationaliteit, je talenkennis (gesproken) en eventuele gezondheidsproblemen en andere medische informatie die noodzakelijk is voor bepaalde functies.
• De resultaten van onze aanwervingsprocedure, onder meer van onze evaluaties, tests en vragenlijsten in verband met je beroeps- of persoonlijkheidsprofiel, en/of eventuele nota’s die we hebben gemaakt tijdens de interviews.
• Je feedback en deelname aan onze online enquêtes en vragenlijsten.
• Je waarden, vaardigheden, je emotionele intelligentie, logische en cognitieve vaardigheden, persoonlijkheidskenmerken.

Enkel in het VK kunnen we voor bepaalde functies gegevens verzamelen over je leeftijd, gemeenschap, etnische afkomst en geslacht. Deze informatie zal enkel worden gebruikt voor statistische doeleinden en kan niet worden geraadpleegd door het aanwervingsteam. De gegevens zullen duidelijk worden tijdens het aanwervingsproces.

Andere bronnen van persoonsgegevens
We kunnen persoonsgegevens van andere bronnen gebruiken, onder meer van overheidsinstanties, controledokters, wervingsbureaus, headhunters, accreditatieorganen en opleidingsverstrekkers.

We kunnen gebruik maken van het beeldmateriaal van beveiligingscamera’s, IP-adressen en browsergegevens die zijn verzameld in of nabij onze kantoren, parkings en andere gebouwen waar je wordt uitgenodigd voor een interview.

Als je contact opneemt met een van onze hulplijnen of HR-diensten in het kader van je aanwervingen, kunnen we de gesprekken opnemen voor kwaliteits- en opleidingsdoeleinden.

Het gebruik van je persoonsgegevens
Zoals hieronder wordt uitgelegd, gebruiken we je persoonsgegevens op verschillende manieren.

Om je sollicitatie te beheren
We moeten je persoonsgegevens verwerken, zodat we je sollicitatieprocedure kunnen beheren. We zullen je persoonsgegevens gebruiken om je geschiktheid voor de functie te evalueren. We kunnen je persoonsgegevens ook gebruiken om de vooruitgang van je sollicitatie op te volgen en, als je sollicitatie succesvol is, je personeelsdossier te beheren.

Om de aanwervingsprocedure te optimaliseren en te verzekeren dat de sollicitanten die het meest geschikt zijn voor de functie in aanmerking komen voor de volgende fase van de procedure, kan gebruik worden gemaakt van online voorevaluaties op basis van algoritmes voor automatische besluitvorming (in dat verband zal je altijd het recht hebben niet onderworpen te worden aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op automatische verwerking). Met deze tests kunnen we je kennis van de functie inschatten, en een oordeel vormen over je technische or theoretische vaardigheden op een bepaald gebied, je integriteit, cognitieve vaardigheden, persoonlijkheidskenmerken, emotionele intelligentie en/of fysieke vaardigheden.

Om met je te communiceren
We kunnen je contactgegevens gebruiken om in het kader van onze aanwervingsprocedure contact met je op te nemen (per post, telefoon, e-mail of sms) om af te spreken voor een gesprek, meer informatie over jou te verkrijgen of je updates te bezorgen over de stand van zaken van je sollicitatie.

Als je je hebt ingeschreven op een van onze “job alert”-diensten, kunnen we je ook verwittigen over vacatures die met jouw profiel overeenkomen en je informatie bezorgen over aanwervingen door andere vennootschappen van de TUI Groep, evenals andere informatie die je kan interesseren. Dit doen we enkel als je vooraf hebt aangegeven dat je deze berichten wil ontvangen. Je kan je op elk ogenblik uitschrijven voor deze diensten.

We verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

Om onze aanwervingsdiensten te beheren en te verbeteren

We kunnen persoonsgegevens gebruiken om ons online aanwervingsplatform, mobiele apps en andere aanwervingsdiensten te beheren en te verbeteren.

We gaan na hoe aanwervingsplatforms gebruikt worden om je persoonsgegevens beter te kunnen beschermen en om fraude, andere misdrijven en verkeerd gebruik van onze diensten te detecteren en te voorkomen. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat je onze aanwervingsdiensten veilig kan gebruiken.

Om onze aanwervingsdiensten en onze interactie met jou te verbeteren, kunnen we je uitnodigen deel te nemen aan enquêtes of onderzoeken uitgevoerd door de TUI Groep en door andere organisaties namens ons.

Voorwaardelijk aanbod
Als we je een voorwaardelijk aanbod doen, kunnen we je vragen ons meer informatie te bezorgen of verdere vragenlijsten in te vullen om aan de vereisten voor de functie te voldoen. Zonder deze informatie is het mogelijk dat we het aanbod moeten intrekken.

Voorafgaande controles
Als we daartoe wettelijk verplicht zijn, zullen we je identiteit controleren, evenals je recht in het betreffende land te werken. We kunnen je ook vragen verdere bewijzen te leveren over je betrouwbaarheid en integriteit. We kunnen je de volgende informatie vragen:

• Een identiteitsbewijs, zoals je rijbewijs en paspoort.
• Een bewijs van je beroepskwalificaties en diploma’s.
• De contactgegevens van je referenties, zodat we hen kunnen contacteren om de informatie uit je CV te controleren (bv. je vorige werkervaring).
• Informatie over je gezondheid via een vragenlijst, zodat we je werkbekwaamheid kunnen evalueren of professioneel advies kunnen vragen als bepaalde aanpassingen nodig zijn zodat je op een efficiënte manier kunt werken. Deze vragenlijst zal worden verwerkt door een van onze adviseurs op het vlak van professionele gezondheidszorg. Daarenboven kunnen we je in het kader van onze aanwervingsprocedure voor piloten of cabinepersoneel verzoeken een medisch onderzoek te ondergaan dat wordt georganiseerd door gecertificeerde controleartsen voor de luchtvaart.

Strafregister
Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving en de aard van de functie, en ter bescherming van onze klanten en personeelsleden kunnen we je bijvoorbeeld vragen een Disclosure and Barring (DBS) formulier in te vullen en een verklaring in verband met je strafregister af te geven waarin je eventuele nog niet uitgevoerde straffen kunt aangeven, en kunnen we ook controles uitvoeren bij agentschappen ter preventie van fraude.

Als we veroordelingen, frauduleuze handelingen of andere strafrechtelijke overtredingen vaststellen die niet verenigbaar zijn met de aard van de aangeboden functie of een aanzienlijk risico inhouden voor de belangen en/of veiligheid van onze klanten of personeelsleden, kunnen we beslissen de aanwervingsprocedure te onderbreken of stop te zetten.

Definitief aanbod
Als we een definitief aanbod doen, kunnen we je de volgende informatie vragen:

• Je bankgegevens en socialezekerheidsnummer (of gelijkwaardig) zodat we de betaling van je loon kunnen verwerken.
• Contactgegevens voor noodgevallen, zodat we weten wie we moeten contacteren als zich een noodgeval zou voordoen op je werk.

Vóór je persoonsgegevens van anderen aanlevert, moet je zeker zijn dat zij hiermee instemmen en jou toestaan deze informatie te verstrekken. Je moet er ook voor zorgen dat ze weten hoe hun persoonsgegevens door ons kunnen worden gebruikt, voor zover dit van toepassing is.

Gebruik van gegevensverwerkers
We werken bovendien samen met zorgvuldig geselecteerde leveranciers die bepaalde taken voor ons uitvoeren of elementen van onze aanwervingsdiensten voor ons verschaffen. Dat zijn bijvoorbeeld ondernemingen die ons helpen bij het opslaan en combineren van gegevens en ons online aanwervingssysteem beheren, aanbieders van online evaluaties, agentschappen voor kredietcontrole en onze adviseurs op het vlak van professionele gezondheidszorg.

Als we persoonsgegevens met andere organisaties delen, verplichten we hen deze gegevens veilig te bewaren en verbieden we hen de gegevens te gebruiken of te delen met andere organisaties, behalve met ons. Zij kunnen niets doen met je persoonsgegevens zonder dat wij hen daar opdracht toe hebben gegeven.

We delen enkel de persoonsgegevens die onze leveranciers nodig hebben om ons en jou hun diensten te kunnen aanbieden.

Het delen van persoonsgegevens met regelgevende instanties
We kunnen de minimaal vereiste persoonsgegevens met openbare instanties delen als dit wettelijk verplicht of toegestaan is en als we daartoe een gegronde reden hebben.

Het delen van persoonsgegevens binnen de TUI Group
We kunnen de minimaal vereiste persoonsgegevens delen met andere vennootschappen van de TUI Groep, bijvoorbeeld als je solliciteert voor een functie in een ander land waar TUI actief is.

Op grond van een overeenkomst die we met jou hebben afgesloten, kunnen we je persoonsgegevens tevens delen met een organisatie waaraan we bedrijfsactiviteiten, rechten of plichten overdragen of verkopen (of waarmee we onderhandelingen voeren over de verkoop of overdracht daarvan). Als deze overdracht of verkoop doorgaat, kan de organisatie die jouw persoonsgegevens ontvangt de gegevens op dezelfde manier gebruiken als wij.

Het beschermen van je persoonsgegevens
We weten hoe belangrijk het is om je persoonsgegevens te beheren en te beschermen. We treffen dan ook passende veiligheidsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijk verlies, ongeoorloofde toegang, gebruik, verandering en bekendmaking.

Als je solliciteert voor een van onze functies in het buitenland kunnen de persoonsgegevens die we van jou bijhouden, doorgegeven worden aan of opgeslagen worden op een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Je persoonsgegevens kunnen tevens worden verwerkt door dochterondernemingen van TUI AG, gegevensverwerkers of organisaties die buiten de EER voor ons of voor een van onze leveranciers werken. We treffen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens adequaat beschermd blijven en dat ze overeenkomstig deze Verklaring gebruikt worden. Voorbeelden van deze maatregelen zijn contractuele clausules, zoals de standaard contractuele clausules goedgekeurd door de Europese Commissie, en passende beveiligingsmaatregelen.

Het bewaren van de gegevens
Als je sollicitatie succesvol is, zullen we je persoonsgegevens enkel bewaren zolang dat nodig is om legitieme zakelijke redenen en/of om aan wettelijke en reglementaire vereisten te voldoen. Het gaat hierbij om je bewijs van goed gedrag, het certificaat met betrekking tot je arbeidsgeschiktheid, de documenten in verband met de eventuele anti-fraudecontrole en je referenties.

Als je sollicitatie tijdens een bepaalde fase van de aanwervingsprocedure wordt afgewezen, kunnen de persoonsgegevens die je hebt verstrekt en alle informatie die tijdens de procedure werd verkregen (zoals de informatie gegeven in je sollicitatiebrief, je CV, de nota’s van je interview en de resultaten van de vragenlijst) maximaal twee jaar na de beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bijgehouden, tenzij je met een langere periode hebt ingestemd met het oog op toekomstige kansen op aanwerving. De maximale bewaartermijn kan verschillen van land tot land, afhankelijk van de plaatselijke zakelijke doeleinden en wettelijke vereisten. We zullen je toestemming vragen om je gegevens gedurende een periode van maximaal twee jaar op te slaan in onze talentendatabase, zodat we je kunnen contacteren als we nieuwe vacatures hebben die je kunnen interesseren.

Na afloop van deze periode, zullen we je persoonsgegevens veilig verwijderen. Als de gegevens na deze periode nodig zijn voor analytische, historische of andere legitieme zakelijke doeleinden, zullen we passende maatregelen nemen om deze gegevens te anonimiseren.

Over cookies
Cookies zijn kleine bestanden waarmee een website allerlei gegevens kan verzamelen en opslaan op je desktopcomputer, laptop of mobiel apparaat. Cookies helpen ons belangrijke functies en mogelijkheden aan te bieden op onze websites en mobiele apps en we gebruiken ze om je ervaring op onze website te optimaliseren. Je vindt alle informatie hieromtrent terug in de afzonderlijke Cookieverklaring.

Sociale media
We kunnen onze vacatures en jobaanbiedingen bekendmaken via onze social media kanalen of via social media aanbieders (zoals LinkedIn), die over hun eigen privacyverklaringen beschikken. Neem hun voorwaarden en privacyverklaringen altijd zorgvuldig door vooraleer je persoonsgegevens verstrekt. Wij zijn immers niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor deze functies.

Toegang tot en bijwerken van je persoonsgegevens; en klachten

Je hebt de hiernavolgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

• Recht van inzage: Je kan bevestiging vragen dat je persoonsgegevens al dan niet door ons worden verwerkt, evenals een kopie van jouw persoonsgegevens waarover we beschikken. Gelieve ons in dit geval alle informatie te geven die we nodig hebben om jouw persoonsgegevens te identificeren en lokaliseren. Waar we je toegang kunnen verlenen tot je gegevens, zullen we dit kosteloos doen. Als je bijkomende afschriften opvraagt, kunnen we een redelijke vergoeding vragen op basis van de administratieve kosten.

• Recht van rectificatie: We willen er zeker van zijn dat de persoonsgegevens die we van jou hebben correct en up-to-date zijn. Gelieve het ons te laten weten als de gegevens die we van jou hebben onjuist zijn.

• Recht om gegevens te laten wissen: Je kan vragen dat je persoonsgegevens worden gewist. We zullen je gegevens wissen, tenzij we deze informatie dienen te bewaren voor legitieme zakelijke of juridische doeleinden.

• Recht op beperking van verwerking: Je kan ons in bepaalde gevallen vragen de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, bv. als je de juistheid van gegevens betwist, gedurende een periode die ons toelaat de juistheid van de gegevens te controleren.

• Recht op overdraagbaarheid: Onder bepaalde voorwaarden en indien technisch mogelijk kan je vragen dat de door jou verstrekte persoonsgegevens worden overgedragen naar een andere organisatie.

• Recht van bezwaar: Onder bepaalde voorwaarden kan je te allen tijde bezwaar maken, omwille van redenen die betrekking hebben op jouw specifieke situatie, tegen de verwerking van je persoonsgegevens, met inbegrip van profilering.

• Geautomatiseerde individuele besluitvorming: Je kan vragen niet het voorwerp uit te maken van een beslissing enkel gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, die een wettelijke of gelijkaardige uitwerking heeft.

Je kan contact met ons opnemen als je een klacht hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of gebruiken. We zullen er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als je niet tevreden bent met onze reactie, kan je een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar je verblijfplaats gevestigd is.

Je kan je vraag, verzoek of klacht schriftelijk aan onze Functionaris voor Gegevensbescherming richten:

TUI InfoTec GmbH

Data Protection Team
Karl-Wiechert-Allee 4
30625 Hannover

E-Mail: datenschutz-ext@tui-infotec.com

Indien nodig kan je vraag, verzoek of klacht voor behandeling worden doorgestuurd naar een andere Functionaris voor Gegevensbescherming van de TUI Groep.

We kunnen je bijkomende informatie vragen om je identiteit te verifiëren vooraleer we je verzoek of klacht behandelen. Als je contact met ons opneemt in naam van iemand anders, kunnen we je tevens om extra informatie vragen om er zeker van te zijn dat je bevoegd bent om zo’n verzoek of klacht in te dienen.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
We verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens enkel als aan ten minste een van de volgende voorwaarden is voldaan:

We hebben je toestemming
Voorbeeld: Job Alerts. Als je je wil inschrijven voor onze “job alerts” geef je ons toestemming om je persoonsgegevens te verwerken.

Het is noodzakelijk in het kader van een contract of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract met je afsluiten

Voorbeeld: Om na een succesvolle sollicitatie de nodige verdere stappen te ondernemen. Als je sollicitatie succesvol is, moeten we je persoonsgegevens verwerken om de nodige stappen te ondernemen vooraleer een arbeidscontract af te sluiten met het oog op het beheren van ons loonsysteem en onze personeelsbestanden, en het verlenen van toegang tot onze IT-faciliteiten en/of gebouwen.

We moeten voldoen aan een wettelijke verplichting

Voorbeeld: Het delen van persoonsgegevens met openbare, overheids- en regelgevende instanties om te voldoen aan de arbeidswetgeving, reglementeringen op het vlak van gezondheid en veiligheid, belastingen en sociale bijdragen en specifieke reglementeringen die van toepassing zijn op bepaalde functies (bv. reglementeringen van de burgerlijke luchtvaartautoriteiten). We kunnen verplicht zijn (als gevolg van wettelijke vereisten opgelegd aan werkgevers door overheidsinstanties) je persoonsgegevens mee te delen en te verwerken om te verzekeren dat je mag werken, om toe te zien op gelijke kansen of voor alle andere doeleinden die door deze instanties relevant worden geacht.

Het is noodzakelijk ter bescherming van jouw essentiële belangen of die van iemand anders
Voorbeeld: In een noodgeval. In geval van een ongeluk kunnen we je familie contacteren of eerstehulpverleners en de nooddiensten informatie verschaffen.

Het is van algemeen belang of we hebben een officiële machtiging
Voorbeeld: Beveiligingsmaatregelen. We kunnen persoonsgegevens gebruiken bij veiligheidsoperaties, ongevallen of vergelijkbare incidenten, onder meer met het oog op gezondheid en veiligheid.

Het is in ons legitieme belang of in dat van derden en deze belangen zijn niet ondergeschikt aan jouw belangen of rechten
Voorbeeld: Ter bescherming van onze klanten en ons personeel. We kunnen je strafregister controleren om te verzekeren dat je geen veroordelingen hebt opgelopen die onverenigbaar zijn met de aard van de functie die je wordt aangeboden of die een verhoogd risico betekenen voor de belangen of veiligheid van onze klanten (onder meer kinderen en kwetsbare personen die met ons reizen) of personeelsleden.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Als we bijzondere categorieën persoonsgegevens moeten verwerken (zoals medische gegevens), zullen we dit enkel doen als er aan een of meerdere aanvullende voorwaarden voldaan wordt. Als we bijvoorbeeld jouw expliciete goedkeuring hebben; als de verwerking noodzakelijk is ter bescherming van jouw essentiële belangen of die van iemand anders en jij lichamelijk of juridisch niet in staat bent om toestemming te geven; als de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als werkgever; als de verwerking noodzakelijk is om juridische vorderingen neer te leggen, uit te oefenen of te verdedigen; als de verwerking noodzakelijk is om redenen van aanzienlijk algemeen belang; of als de verwerking noodzakelijk is met het oog op preventieve of arbeidsgeneeskunde.

Voorbeeld: Om toe te zien op gelijke kansen. We registreren raciale of etnische afkomst of geloofsovertuigingen om aan onze wettelijke verplichtingen in verband met gelijke kansen op het werk te voldoen.

Wijzigingen aan onze Verklaring
Deze Verklaring vervangt alle vorige versies. We kunnen deze Verklaring te allen tijde aanpassen dus gelieve regelmatig op onze website(s) te kijken om te controleren of er updates zijn. Als het om belangrijke wijzigingen gaat, zullen we een duidelijke mededeling op onze website(s) plaatsen en, indien van toepassing, de wijzigingen ook elektronisch meedelen.

Laatst bijgewerkt: Oktober 2019

Belangrijke begrippen

Verwerkingsverantwoordelijke: De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel waarvoor en de manier waarop persoonsgegevens gebruikt worden.

Gegevensverwerker: De gegevensverwerker verwerkt persoonsgegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke.

Europese Economische Ruimte (EER): Alle lidstaten van de EU plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Persoonsgegevens: alle informatie die betrekking heeft op een natuurlijke persoon en gebruikt kan worden om een persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Dit zijn de volgende categorieën van persoonsgegevens: raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens aan de hand waarvan een natuurlijke persoon geïdentificeerd kan worden, medische gegevens en gegevens m.b.t. het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.